Obligaciones mercantiles y administrativas para startups

Después de ver las obligaciones fiscales y laborales de las startups, cerramos el ciclo hablando de las obligaciones mercantiles y administrativas que debes tener en cuenta si tienes una startup o quizá, estás pensando en montar una.

Como ya hemos comentado en ocasiones anteriores, montar una startup es mucho más que tener una buena idea, construir un plan de negocio, encontrar un equipo, conseguir clientes, conseguir ganar dinero con esos clientes e incluso pagar impuestos; desde el momento en el que constituimos nuestra nueva empresa, empezamos a tener una serie de obligaciones variadas y cuyo desconocimiento nos puede suponer más de un dolor de cabeza (y algún que otro euro).

La parte “buena” de estas obligaciones es que la mayoría son periódicas y perennes a lo largo de la vida de nuestra empresa, por lo que, una vez las conocemos, solamente debemos planificar cómo ejecutarlas convenientemente.

¿Cuáles son las obligaciones mercantiles y administrativas para startups?

Empecemos por algo que genera dudas incluso antes de constituirse:

Juntas de Socios

Lo que viene siendo, que se junten todos los socios o accionistas de la compañía para decidir cosas que sobre su estructura o funcionamiento.

Las empresas tienen la obligación por ley de convocar, al menos, una junta anual, la llamada Junta General Ordinaria, que debe convocarte en los 6 primeros meses del ejercicio, para aprobar las cuentas del ejercicio anterior, aprobar la gestión social y el resultado.

Para convocarla convenientemente, los administradores deben enviar una comunicación a todos los socios con 15 días de antelación en el caso de las SL y 30 en las SA.

Por tanto, solo existe una única junta obligatoria al año, aunque por supuesto, se pueden convocar tantas juntas como necesidad de aprobar o decidir cosas surjan en la empresa.

¿Qué son las cuentas anuales?

O ¿de qué hablamos cuando nos dicen que hay que aprobar las cuentas anuales?

Lo que llamamos cuentas anuales son un modelo oficial que recoge los estados financieros de la compañía y que refleja su situación económico-financiera. Deben depositarse, cada año, en el registro mercantil y pueden ser consultadas por cualquier ciudadano.

El modelo de las cuentas anuales incluye 5 documentos:

1. Balance de Situación
2. Cuentas de Pérdidas y Ganancias
3. Estado de cambios en el patrimonio neto
4. Estado de flujos de efectivo
5. Memoria

Estas cuentas deben facilitarse a los socios al menos 15 días antes de la celebración de la junta para que estos puedan revisarlas previamente a su aceptación.

Actualmente la presentación al Registro Mercantil de las cuentas anuales, una vez aprobadas, se realiza de manera telemática.

¿Y qué porcentaje del accionariado es necesario para aprobar las cuentas?

Pues según la ley, unas cuentas anuales se podrán aprobar con un mínimo del 33% del capital a favor, siempre que la mayoría de los votos de los socios que hayan asistido a la Junta (en persona o debidamente representados) las aprueben.

Como comentábamos, más allá de esa Junta Ordinaria de Socios podemos celebrar otras juntas:

• Junta extraordinaria: para adoptar otros acuerdos o decisiones, como por ejemplo una ampliación de capital, un cambio de domicilio social, un cambio en el órgano de administración, ….
• Junta universal: las que se celebran sin convocatoria previa. Si todos los socios están reunidos o presentes y deciden votar sobre cualquier cuestión de la compañía.

Los libros de actas y de socios

Esta sería otra de las obligaciones inherentes a la constitución de una empresa.

El libro de actas, como podríamos deducir por su nombre, agrupa todas las actas que se hayan emitido dentro de un ejercicio, y tendremos un acta por cada Junta celebrada, por lo que, como mínimo, cada empresa deberá tener un acta al año, correspondiente a la aprobación de cuentas.

El libro de socios detalla la distribución del capital de la sociedad entre sus socios, desde la constitución hasta el momento actual. Solamente existe la obligación de presentarse en el año siguiente a su constitución, y en aquellos ejercicios en los que haya habido algún movimiento en el accionariado.

Todos estos libros se presentan de manera telemática en el Registro Mercantil, según la normativa, en los 4 primeros meses de cada ejercicio.

Pero, ¿qué otras obligaciones tenemos como emprendedores?

Prevención de riesgos laborales

Todas las empresas con, al menos, un trabajador, tienen la obligación de cumplir con las regulaciones relacionadas con esta materia.

Deberán implantar, habitualmente a través de un proveedor externo, un plan de Prevención de Riesgos Laborales que incluirá la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la actividad preventiva de la empresa.

Registro horario

A partir del año 2019, se estableció la obligación para todas las empresas de llevar un registro de las horas de trabajo de sus empleados.

Según la guía del Ministerio sobre este tema es obligatorio además que este documento esté disponible en caso de inspección.

Y aunque contempla el registro a través de medios telemáticos o similares, no excluye una hoja con la firma (Excel, Word o similar). Otra cosa es si queremos gestionar nuestra empresa de este modo en 2023.

Registro salarial

Como parte de las medidas impulsadas por el Gobierno para el fomento de la igualdad entre hombres y mujeres se encuentra la creación de un registro retributivo con la información de todos los empleados de la empresa.

Esta medida empezó a ser obligatoria para todas las empresas con empleados en 2021, y que se recoge en el Estatuto de los Trabajadores, tiene como centro el concepto de “trabajo de igual valor”: un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

El registro salaria debe contener los siguientes valores desglosados por sexos:

• Valores medios de salarios
• Valores medios de complementos salariales
• Valores medios de las percepciones extrasalariales

Planes de igualdad

En este caso se trata de una obligación para empresas de más de 50 trabajadores, por lo que no afectaría a aquellas con plantillas inferiores.

Dentro de los propósitos del plan de igualdad en el entorno laboral se encuentran la eliminación de la discriminación basada en el género, la promoción de la igualdad de trato entre hombres y mujeres en el ámbito laboral, así como la erradicación de cualquier conducta, práctica o creencia que obstaculice la plena igualdad de género en la empresa.

Para confeccionar un plan de igualdad se deberían seguir los siguientes pasos:

• Establecer la comisión negociadora del plan de igualdad, que será la encargada de negociar los objetivos específicos de la igualdad de género y las metas que se pretenden alcanzar en la empresa.
• Llevar a cabo un registro salarial de toda la plantilla. Será necesario agrupar los salarios del personal por sexo y grupos sociales, estableciendo la media y la mediana de cada categoría.
• En base a ese registro salarial, elaborar una auditoría retributiva, en la cual se pongan de manifiesto las desigualdades a subsanar.
• Elaborar el Plan de Igualdad, atendiendo a las pautas establecidas por el Ministerio de Igualdad.
• Desarrollar un protocolo de acoso laboral con carácter sexual o la discriminación por razón de sexo, fomentar la selección de personal sin sesgos de género, o conciliación de la vida laboral y familiar.
• Formar a la plantilla y la dirección en materia de igualdad para facilitar la implantación del plan y fomentar la cultura de la igualdad en la empresa.

Una vez confeccionado se debe implantar, lo cual puede requerir un periodo de entre 2 y 6 meses en función del volumen de trabajadores y tendrá una validez, según la normativa, de cuatro años.

Auditoría de cuentas

Esta última obligación que vamos a identificar es una de las que puede dar más terror cuando nuestra empresa debe realizarla, pero en realidad puede suponer una ayuda a nuestra gestión y mejorar el conocimiento de los puntos clave.

Empecemos por su definición: la auditoría de cuentas implica la inspección y validación de las cuentas anuales, estados financieros y/o registros contables, siguiendo las pautas del Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y las regulaciones establecidas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Tiene el objetivo de generar un informe que garantice la fiabilidad de los documentos que revisa y verifica.

Según la Ley de Sociedades de Capital, estarán obligadas a realizar una auditoría anual todas las empresas que durante dos años consecutivos superen dos de los siguientes límites:

• Que el importe neto de cifra anual de negocio sea superior a 5.700.000 euros.
• Que el total de las partidas de activo sea superior a 2.850.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores durante el ejercicio sea mayor de 50.

También están obligadas aquellas empresas que lo incluyen en sus estatutos, las que realizan contratos con Administraciones públicas que superen los 600.000 euros y estos representen más del 50% de la cifra de negocios, o las que hayan recibido algún tipo de ayuda pública durante el ejercicio que así lo requiera, entre otras casuísticas.

Las auditorías deben llevarse a cabo por profesionales inscritos en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC). Además, el auditor (o la firma de auditoría) deberá ser nombrada por la Junta General previamente al cierre del ejercicio a auditar.

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Artículo escrito por:

Emma Bover

CEO de Metacorp