Legalización de libros mercantiles 2019

La legalización y actualización de libros es una de las principales obligaciones de los Administradores de las Sociedades.

Desde la entrada en vigor de la Ley de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización 14/2013 de 27 de septiembre, es obligatoria la legalización de todos los libros mercantiles de forma telemática que deben tener actualizados los empresarios, bajo su propia responsabilidad.

Te explicamos cómo cumplir con esta obligación para evitar posibles infracciones y sanciones.

El plazo para realizar dicha legalización finaliza el próximo 30 de abril, para todas aquellas empresa que cierran su ejercicio el 31 de diciembre. En cualquier caso, el plazo que establece la ley es de 4 meses tras el cierre del ejercicio.

¿En qué consiste la legalización de libros?

La legalización de los Libros es un trámite en el que se informa de las modificaciones en el accionariado de la Sociedad y se registran las Actas que recogen los acuerdos tomados en las Juntas Generales, especiales y Órganos de Administración del año anterior.

Es aplicable a los libros obligatorios de todas clases para ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013. Dichos libros se cumplimentarán en soporte electrónico.

Libro de Actas y Libro de Socios

La confección y presentación del Libro de Actas es obligatoria cada año para todas las sociedades ya que, como mínimo, se genera el Acta de Aprobación de Cuentas Anuales.

Si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual en cualquier momento del ejercicio se podrán legalizar libros de detalle de actas, además de incluirse en el libro de actas de todo el ejercicio. Podrán ser legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

En el caso del Libro de Socios es obligatorio cuando ha habido cualquier tipo de cambio en la estructura accionarial de la sociedad.

En el caso de sociedades de nueva creación, tras la primera inscripción en el Registro, se legalizará un libro donde conste la titularidad de los fundadores. Posteriormente será obligatorio si se ha producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones. También si se han constituido gravámenes sobre las mismas.

En ambos libros constará la identidad completa de los titulares, la nacionalidad y el domicilio. La ausencia de estos datos no impedirá la legalización del libro pero en la nota constará esta circunstancia. Se aplicarán las mismas reglas a los libros de contratos del socio único con la sociedad. Podrán legalizarse libros registro de acciones nominativas o de socios, aunque esta legalización no hubiera sido realizada en el libro inicial.

¿Qué ocurre si no actualizo los libros?

La legalización y actualización de los libros mercantiles deja constancia de que el administrador guarda su deber de diligencia como ordenado comerciante y que además vela por los intereses de la empresa y por el cumplimiento de las obligaciones societarias. En caso de que pudiera surgir un concurso de acreedores o una reclamación por parte de un tercero, se traslada al administrador la carga de la prueba respecto a una falta de diligencia debida.

El incumplimiento de esta obligación podría calificarse como una infracción tributaria de acuerdo con el artículo 200 de la Ley General Tributaria y podría conllevar una sanción.

¿Te ayudamos?

Desde Metacorp te recomendamos que revises toda la documentación mercantil que hayas podido generar este año 2019 para verificar si has incorporado actas de juntas o hay algún cambio de socios.

Si estas interesado en cómo podemos ayudarte a cumplir con esta obligación, no dudes en contactarnos.

Contamos con un equipo de profesionales expertos en control, planificación y ejecución de trámites de sociedades y órganos de administración.

 

 

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