Qué documentación fiscal, contable y laboral debo conservar

Para saber la documentación de mi empresa o negocio qué debo conservar y durante cuánto tiempo tendremos que conservarla debemos tener en cuenta los plazos de prescripción que marca la norma en cada caso.

En este artículo te traemos toda la documentación que debes conservar, cuál es su plazo de prescripción y en qué norma se recoge.

Qué documentación debe conservar tu empresa

Documentación contable y mercantil

Plazo de prescripción 6 años

Norma aplicable: Art. 30  Código de Comercio

Documentación fiscal relacionada con la liquidación de deudas tributarias

Plazo de prescripción 4 años

Norma aplicable: Art. 66  Ley General Tributaria

Documentación fiscal relacionada con las cuotas o bases compensadas o pendientes de compensación o con las deducciones aplicadas o pendientes de aplicación

Plazo de prescripción: 10 años

Norma aplicable: Art. 66 Ley General Tributaria

Documentación laboral relacionada con inspecciones

Plazo de prescripción: 3 años

Norma aplicable: Art. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000

Documentación de la Seguridad Social relacionada con infracciones

Plazo de prescripción: 4 años

Norma aplicable: Art. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000

Documentación de Prevención de Riesgos Laborales relacionada con infracciones

Plazo de prescripción: dependerá de la gravedad de la infracción

Leve – 1 año

Grave – 3 años

Muy grave – 5 años

Norma aplicable: Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000

Además de estos plazos, hay que tener en cuenta la documentación generada de las siguientes operaciones:

• Préstamos: hasta que su importe sea totalmente satisfecho
• Inmovilizado: hasta que se vea totalmente amortizado o hasta la venta del activo

Facturas y justificantes: el plazo que se fija de conservación de estos documentos es de 4 años según el art. 29.2 e) de la Ley General Tributaria y el art. 165.1 de la Ley del IVA.

Además de conservar:

• Las facturas recibidas
• Copia de las facturas emitidas
• Justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la UE.
• Justificantes de reintegro de la compensación del Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca (tanto el origina por parte del expedidor como la copia del titular de la explotación.

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